Forretningskommunikasjon: Vanlige typer, egenskaper og feil

Vi lever i et samfunn der en stor del av arbeidsmarkedet er konfigurert basert på bedriftsmiljøet. Enten de er store multinasjonale selskaper, små og mellomstore bedrifter, familiebedrifter eller til og med individuelle tjenester, må alle ta hensyn til at et viktig element for deres overlevelse er sammenheng i organisasjonen og kommunikasjonen mellom partene for å samle seg og målrette mot et felles mål.

I denne forstand kan vi bekrefte det Forretningskommunikasjon er en av nøkkelelementene når en organisasjon , spesielt hvis det har litt kompleksitet, fungerer riktig og kan tilpasse seg og overleve. Og det handler om denne kommunikasjonen om hva vi skal snakke om gjennom hele denne artikkelen.

• Relatert artikkel: "Psykologi av arbeid og organisasjoner: et yrke med en fremtid"

Hva er forretningskommunikasjon?

Det forstås som forretningskommunikasjon til settet av prosesser utført av et selskap eller en del av det for å gjøre reiseinformasjon, både internt mellom ulike avdelinger eller stillinger i selskapet, eller hvis vi snakker om kommunikasjonen av selskapet med utsiden.

Det er viktig å huske på at slik kommunikasjon som en generell regel ikke bare innebærer muligheten til å utstede informasjonen, men også inkluderer mottak av det: Vi står overfor en gjensidig utveksling av data .

En god forretningskommunikasjon favoriserer at alle medlemmene i selskapet kan være motiverte og at deres handlinger kan bli kjent, noe som reduserer usikkerheten til både arbeidere og ledere om tilstanden til det samme. Det letter også samspillet og forbedrer arbeidsmiljøet , i tillegg til å forbedre produktiviteten og tillate å reagere mer optimalt på enhver eventualitet.

Generelle mål

Målene for næringsutveksling er lett forståelig. Internt gjør det på den ene siden mulig å produsere en sammenhengende organisasjon og informasjon og resultater oppnådd av sine ulike avdelinger eller arbeidstakere som skal deles, samt målene og bedriftens visjon for selskapet som skal genereres og overføres.

også letter forståelsen av hva som forventes av hver arbeidstaker , samt forståelsen av realiteter som hver av dem må møte. Det letter også at alle jobber i samme retning, og at nye måter å utføre sitt eget ansvar på, kan læres.

På kommunikasjonsnivå med omverdenen er forretningskommunikasjon viktig for å kunne kontakte mediene og skape et positivt bilde av selskapet selv, samt å analysere målgruppen og vurdere deres behov. Det tillater oss også å lære å tiltrekke seg potensielle kunder og vurdere endringene i det dynamiske og flytende samfunnet vi lever i, noe som er grunnleggende for å kunne forutse og møte eventuelle vanskeligheter og tilpasse seg miljøet.

For at kommunikasjonen skal være effektiv, er det nødvendig at selskapet selv skaper effektive kanaler for dette, samt å gi overføring av informasjon gjennom sine handlinger, genererer midler for å kommunisere og også jobber aktivt slik at det ikke er usikkerhet Når det gjelder det som blir bedt om og søkt i organisasjonen.

Det er også viktig å jobbe både med formelle og uformelle aspekter, samt å vurdere de ulike arbeidernes behov og tanker. Empati er også grunnleggende, samt god regulering og planlegging av kommunikasjonsmekanismer.

• Kanskje du er interessert: "Bedriftsidentitet: hva det er og hvordan det definerer organisasjoner"

Ulike typer forretningskommunikasjon

Ikke alle selskaper og organisasjoner kommuniserer på samme måte, og det er ulike typer og klassifiseringer av forretningsforbindelse basert på ulike kriterier.

1. Internt og eksternt

Den første er den som etablerer forskjellen mellom intern og ekstern kommunikasjon, den første er det som skjer mellom de ulike avdelingene og arbeidstakere i selskapet selv og den andre som er rettet mot å etablere en kommunikasjon med miljøet.

2. Toveis og monovalent

På samme måte kan vi også finne forretningskommunikasjonsstiler med større eller mindre nivå av interaktivitet, å kunne finne fra den vanligste toveiskommunikasjonen, hvor avsender og mottaker samhandler og utveksler informasjon til den monodireksjonelle en der kun én melding sendes, generelt fra posisjoner av makt, til en mottaker som ikke har mulighet til å svare .

3. Stigende, synkende og horisontal

Innenfor en intern virksomhets kommunikasjon kan vi finne tre store typer avhengig av punktet hvor informasjonen starter og posisjonen mellom avsender og mottaker av samme kommunikasjon. Vi snakker om synkende kommunikasjon når den kommunikative handling utføres fra en avsender med høyere ladning enn mottakeren.

Når det er underordnet som utsteder budskapet til sin overordnede, vil vi snakke om oppadgående kommunikasjon. I begge tilfeller ville vi bli møtt med en type vertikal kommunikasjon, det vil si en kommunikasjon der fagene som opprettholder den kommunikative handlingen har en ulikhet når det gjelder kraft (det er et hierarki mellom dem).

Den andre store typen kommunikasjon er horisontal kommunikasjon, som er etablert mellom personer som har samme posisjon og er på samme nivå i hierarkiet.

4. Formell og uformell

Til slutt skal det bemerkes at i forretningskommunikasjon kan vi finne eksistensen av to forskjellige typer kommunikasjonskanaler: formell og uformell. Det første er hvor de tekniske aspektene vanligvis behandles og knyttes til oppgavene selv, er en form for respektfull kommunikasjon og fokusert på årsak og formål med selskapet.

I uformell kommunikasjon, mer fleksibel og naturlig kommunikasjon er vanligvis etablert , fokusert primært på mellommenneskelige relasjoner og ofte har størst effekt på arbeidsvelferd. Sistnevnte varierer sterkt avhengig av hvem som utfører det og kan overskride arbeidsplassen, og er vanskelig å kontrollere av organisasjonen.

Mulige trusler mot god kommunikasjon

Faktumet av å opprettholde en effektiv forretningsforbindelse er grunnleggende, men det er ikke lett. Og det må tas hensyn til eksistensen av et høyt nivå av variabilitet i situasjoner som kan oppstå, så vel som eksistensen av misforståelser, misbruk og vanskeligheter i kommunikasjon av et selskap .

1. Manglende konsistens

En av faktorene som mest påvirker denne kommunikasjonen er virkelig nyttig, er utstederens troverdighet og vederlaget som er vist til mottakeren av meldingen. Et eksempel på dette kan være at det eksisterer dissonanser mellom det som er sagt og hva som er sagt. er gjort, ikke å holde utstedere en måte å handle i tråd med utstedte meldinger .

Sistnevnte kan skje i noen av bedriftens arbeidere, uansett deres hierarkiske posisjon eller hvis de snakker med en overordnet, underordnet eller noen på samme nivå i hierarkiet, og genererer alvorlige konsekvenser for både emnet (avhengig av situasjonen kan ende med å bli vurdert dårlig eller til og med avvist) som for organisasjonen (genererer et lavere nivå av tillit til personen og i tilfelle en høy stilling selv i organisasjonen).

På samme måte og for eksempel ved store selskaper med et stort antall avdelinger, hvis det er diverger mellom autoritets- eller referanseverkene i selskapet sannsynligvis kan generere en situasjon der arbeideren ikke vet hva lederskapet bør følge , noe som kan generere frustrasjon og mistillit.

På samme måte er det nødvendig å være veldig forsiktig med tolkbarheten av meldingene, da eksistensen av ambivalens kan føre til at ulike avdelinger eller arbeidstakere kommer til å tolke motsatte ting. Hva virksomheten kommunikasjon søker er nettopp for å sikre intern organisering og sammenheng, slik at uklare meldinger med ulike tolkninger kan føre til at usikkerhet og tvil vises med mottakerne av meldingen.

2. Manglende følelsesmessig tilkobling

Et annet problem kan bli funnet i måten kommunikasjon oppstår. For eksempel kan det i noen organisasjoner være vanskelig å skape en følelse av følelsesmessig vedlegg, noe som i arbeidstakere kan gi mindre engasjement og produktivitet og i brukerne manglende interesse og søket etter andre alternativer. Det er nødvendig å verdsette alt som er gjort , og selv hva som ikke er, er i utgangspunktet kommunikativ.

Meldingen i seg selv er således ikke bare viktig, men også måten den overføres på: Det er ikke det samme eller tilbyr de samme følelsene en e-post som et møte mot møte eller søken etter en ekte kontakt.

3. Ikke forstå konteksten

Det bør også verdsettes Tilpasningen til dagens situasjon og sosiale fremskritt , så vel som de spesielle forholdene i situasjonen selv. I et stadig mer globalisert samfunn og hvor ny teknologi tillater umiddelbar kommunikasjon med et stort antall mennesker samtidig, kan det være nødvendig å analysere og investere i kommunikasjonspolitikk som tar hensyn til kraften i nettverk og hvordan du korrekt overfører ønsket informasjon, i tillegg til å vurdere kontakt med potensielle kunder fra andre regioner i verden.

På samme måte er det også nødvendig å vurdere selskapets egen situasjon for ikke å gjennomføre mer enn det kan dekke, og det er nødvendig å ta hensyn til selskapets situasjon som helhet.

Et annet problem kan være innholdet i meldingene som er utstedt: det er mulig at det selv om kommunikasjonen eksisterer, ikke overfører eller ikke forstår innholdet som det ville være nødvendig å overføre. Det er mulig at den fokuserer på ganske supplerende aspekter og for eksempel fjerner orienteringen eller målene som et bestemt innlegg burde ha, eller at de tar for gitt eksistensen av en kunnskap som aldri har blitt gjort eksplisitt .

4. Isolasjon og mangel på kommunikasjon

Til slutt er kanskje det viktigste problemet som kan ekstrapoleres fra alle de forrige, muligheten for at det ikke er noen reell kommunikasjon.

Det klareste eksempelet er den stabile og kontinuerlige bruken av monovalent kommunikasjon, noe som kan generere stagnasjonssituasjon og mangel på forståelse av hva som skjer i organisasjonen selv. Heldigvis, i dag er den minst brukt akkurat fordi den er minst effektiv og nyttig.

Det er også mulig at de forskjellige stillingene ikke har tilstrekkelige mekanismer for å komme i kontakt selv om deres meninger skulle bli hørt, det er færre muligheter for tilbakemelding eller at de ulike delene av selskapet ikke har kontakt med hverandre. Det er nødvendig å stimulere denne samspillet på en aktiv måte.

Bibliografiske referanser:

• Andrade, Horacio. (2005). Intern organisatorisk kommunikasjon: prosess, disiplin og teknikk. Spania: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Vitenskap og informasjonsteori. Mineola, N.Y.: Dover.